Что такое хранение электронной почты? - определение из техопедии

Определение - Что означает сохранение электронной почты?

Хранение электронной почты - это сохранение записей мгновенных сообщений и электронной почты в организации на основе политик соответствующей организации. Политика хранения электронной почты составлена ​​в соответствии с промышленными, государственными или бизнес-политиками. Хранение электронной почты и политики, касающиеся того же самого, требуются в организации для юридических проблем, правил и для управления знаниями.

Techopedia объясняет сохранение электронной почты

Хранение электронной почты отличается от архивирования электронной почты. В то время как архивирование позволяет бизнес-пользователям сохранять электронную почту и мгновенные сообщения в течение неопределенного периода времени, хранение электронной почты определяет период времени, в течение которого электронная почта или запись мгновенного сообщения должны храниться до автоматического удаления. Более длительное хранение электронной почты увеличивает риск безопасности, когда неавторизованный пользователь получает доступ к организационным секретам или конфиденциальным материалам. Более короткое хранение электронной почты поможет устранить эти проблемы, и его легче и дешевле реализовать. Однако это будет стоить руководителям и долгосрочным сотрудникам, которым могут понадобиться старые электронные письма и записи сообщений, чтобы запомнить или оценить прошлые организационные или ведомственные решения. Таким образом, важно иметь политику хранения электронной почты, которая является единой и последовательной для организации и обеспечивает наилучшие временные рамки хранения. Рекомендуется устанавливать политики хранения электронной почты и критерии удаления на основе категории содержимого электронной почты, а также гибкости для своевременного и экономически эффективного проведения судебных разбирательств.

Политики хранения электронной почты помогают организации во многих отношениях. Во-первых, он обеспечивает соблюдение всех нормативных требований и снижает стоимость несоблюдения и риск санкций. Во-вторых, это повышает производительность ИТ без увеличения затрат. В-третьих, это помогает в управлении знаниями, предоставляя пользователям информацию для увеличения бизнес-инноваций, улучшения и производительности.