Оглавление:
Определение - Что означает безбумажный офис?
Безбумажный офис - это концепция, при которой использование бумаги значительно сокращается или полностью исключается в офисной среде.
Это достигается путем преобразования документа в цифровую форму. По словам сторонников, безбумажный офис не только экологичен, но и помогает повысить производительность и эффективность офиса, а также экономит деньги и делает рабочие процессы более простыми и удобными, поскольку цифровые документы могут легко передаваться между пользователями.
Техопедия объясняет безбумажный офис
Преимущества безбумажного офиса:- Документы можно легко найти и получить с помощью безбумажного офиса. Это может сэкономить значительное количество времени в течение рабочего дня.
- Один и тот же документ может быть дублирован, отправлен по факсу, обработан или объединен одновременно.
- Безбумажный офис помогает нескольким пользователям одновременно получать доступ к одному и тому же документу с большей легкостью и удобством.
- Что касается хранения и занимаемого пространства, безбумажный офис обеспечивает большее и более эффективное хранение. Большое количество документов может храниться на одном компьютере. Громоздкие картотеки можно убрать.
- Документ можно получить без физического перемещения из одного места в офисе в другое.
- Существуют более широкие коммуникационные возможности, особенно с сотрудниками, работающими в разных местах.
Недостатки безбумажного офиса:
- Чтение длинного документа трудно на экране компьютера. На бумаге легче читать длинный документ, и многие люди предпочитают читать на бумаге в целом.
- Меры безопасности должны быть усилены в безбумажном офисе. Контроль доступа пользователя должен контролироваться.
- Юридические последствия цифровой обработки работ вовлечены.
- Процесс преобразования существующих документов в цифровую форму занимает время, а иногда и требует больших затрат.
- Постоянное обновление аппаратного и программного обеспечения может иметь важное значение.
- Компьютерные вирусы, перебои в подаче электроэнергии, сбои в сети и т. П. Могут эффективно остановить всю компанию, если она полагается исключительно на цифровую информацию.
