Что такое система электронного документооборота (edms)? - определение из техопедии

Определение - Что означает Система электронного документооборота (СЭД)?

Система электронного документооборота (СЭД) - это система программного обеспечения для организации и хранения различных видов документов. Этот тип системы является более специфическим типом системы управления документами, более общим типом системы хранения, которая помогает пользователям организовывать и хранить бумажные или цифровые документы. EDMS более конкретно относится к программной системе, которая обрабатывает цифровые документы, а не бумажные документы, хотя в некоторых случаях эти системы могут также обрабатывать цифровые отсканированные версии оригинальных бумажных документов.

Электронный документооборот предоставляет возможность централизованно хранить большой объем цифровых документов. Многие из этих систем также включают функции для эффективного поиска документов.

Techopedia объясняет систему электронного документооборота (EDMS)

Некоторые эксперты отмечают, что система электронного документооборота имеет много общего с системой управления контентом (CMS). Одно из основных отличий заключается в том, что большинство систем CMS включают обработку различного веб-контента с центрального сайта, тогда как система управления документами часто в основном используется для архивирования.

Чтобы обеспечить хорошую классификацию цифровых документов, многие системы электронного документооборота полагаются на детальный процесс хранения документов, включая определенные элементы, называемые метаданными. Метаданные вокруг документа обеспечат легкий доступ к ключевым деталям, которые помогут тем, кто ищет в архивах, найти то, что им нужно, по хронологии, теме, ключевым словам или другим ассоциативным стратегиям. Во многих случаях специальная документация для оригинальных протоколов хранения является основной частью того, что делает систему электронного документооборота столь ценной для бизнеса или организации.